Klanten die zich bij de receptie van gemeenten en overheidsinstellingen melden voor bijvoorbeeld een afspraak, een paspoort, rijbewijs of andere gemeentelijke informatie willen, kunnen vanaf morgen geholpen worden via het zogenoemde klantgeleidingsysteem. Met behulp van dit systeem kan de klant op grote tv-schermen in de ontvangsthal/wachtruimtes bij een Wmo-loket, of bij de publieksbalie precies zien wanneer hij/zij aan de beurt is. Of bij welke balie of in welke spreekkamer hij/zij geholpen zal worden.

Een ander groot voordeel ten opzichte van de oude situatie is dat de gemiddelde wachttijd wordt verkort. Ook wordt op de tv-schermen belangrijke informatie van de gemeente of overheidsinstelling weergegeven. Zoals de openingstijden en het laatste nieuws van de gemeente of instelling. Al dan niet in combinatie met bewegende beelden die op hetzelfde scherm worden vertoond. Door middel van het bekende volgnummer wordt doorverwezen naar de publieksbalie. Op het scherm kan de klant aflezen wanneer hij/zij aan de beurt is. Een efficiënte en professionele dienstverlening dankzij dit klantgeleidingssysteem.

Werking klantengeleidingssysteem

• Klanten melden zich eerst bij de receptie en geven aan waar ze voor komen. 
• Komt de klant voor publiekszaken (bijvoorbeeld een paspoort of rijbewijs), belastingen, Wmo of bouwen en wonen, ontvangt hij/zij een bon met daarop een volgnummer.
• De klant neemt plaats in de wachtruimte bij de publieksbalie of bij het Wmo-loket. 
• Op het tv-scherm in de wachttruimte is af te lezen wanneer de klant aan de beurt is.
• Er klinkt een geluidssignaal en het volgnummer komt in beeld, met daarachter het nummer van de balie waar de klant geholpen zal worden.
• Klanten die voor een rijbewijs of een paspoort komen, worden gescheiden van klanten die een vraag hebben over bijvoorbeeld bouwen en wonen.

Voordelen

• Efficiënte doorstroom klanten
• Vermindering wachttijd
• Verzachten wachttijd
• Gerichte communicatie richting klant
• Snel en doeltreffend afspraken afhandelen
• Optimale inzet medewerkers
• Minimale beheerslasten